Comment choisir et mettre en place un ERP?
Pour mener à bien votre projet ERP, découvrez les quatre étapes de mise en place d'un logiciel ERP ainsi que les pièges à éviter.
Profiter pleinement des retombés positives de la mise en place d'une solution de gestion globale (ERP, ou PGI en français) impose des changements non négligeable dans le fonctionnement d'une entreprise. Pour vous assurer la réussite d'une telle démarche, il impératif de procéder avec méthode et rigueur.
La phase préparation
1. Posez-vous les bonnes questions
Combien d'heures par semaine sont perdus à cause du manque de coordination automatique entre les différentes structures ?
Quel est le coût annuel des pertes dues au manque de vision globales sur les stocks ?
Quel était le manque a gagné à cause d'une mauvaise coordination entre le service commercial et la production ?
Quelles sont les retombées attendues de la mise en place de ce système ?
Quelles sont les possibilités opérationnelles nouvelles permises par l'introduction des nouvelles technologies ?
Le coût et les efforts à dépenser sont-ils justifiés par les retombées ?
La recommandation principale pour cette phase est d'impliquer le top management très tôt et d'avoir un sponsor du plus haut grade possible.
2. Avoir une équipe référent
Vérifiez que vous avez en interne une équipe d'un ou deux personnes par domaine fonctionnel, possédant une vision claire sur le fonctionnement de leur domaine et apte devenir les utilisateurs avancés du système. Si nécessaire, recrutez au moins une personne qui a déjà travaillé sur ce genre de système et épaulez le par des personnes qui connaissent bien le fonctionnement de l’entreprise. Cette équipe devra porter le projet et être le garant de la cohérence du résultat.
Après la mise en service, ils seront les moteurs de l'adoption qui assisteront les autres utilisateurs et seront chargés de de gérer les petits ajustements du quotidien.
3. Expression des besoins
A ce stade vous devez faire rédiger une expression des besoins par l'équipe référence en collaboration avec l'ensemble des parties prenantes. Cette synthèse doit présenter votre entreprise, ses contraintes, les objectifs et les retombés escomptés, le périmètre fonctionnel de haut niveau.
A ce stade, il est primordial de rester concentrer sur les besoins de haut niveau avec un classement par priorité.
La profondeur et le niveau de détail de cette expression des besoins, dépendra de la maturité et de la taille de l'entreprise, mais aussi du type de collaboration qu'elle peut avoir avec les prestataires lors de la prochaine phase.
À ce stade, l'entreprise doit avoir un petit document sous forme de présentation powerpoint de 5 à 10 slides qui incluent :
Un bref descriptif de l'entreprise, quelques chiffres clefs : nombre d'employés, nombre de sites et situation géographique, nombre d'utilisateurs par activité et par site.
les attentes majeures et les retombées identifiées plus hauts
le périmètre inclus dans le projet par phase : les processus couverts au lancement, dans une seconde phase…etc. Une page par processus ou par domaine fonctionnel :Achats, Stocks, productions, commercial...etc.
Les spécificités probables de l'entreprise, peuvent être introduits sous forme de points ou remarques par processus ou par modules dans chaque slide.
Avant de transmettre ce document a d'éventuelles prestataires, il est impératif d'obtenir la validation du top management et des principaux acteurs qui seront impliquées.
> A la fin de cette étape, l'ensemble des acteurs internes, partagent la même vision sur le projet et vous êtes prêt à transmettre vos attentes et exigences aux prestataires potentiels.
La phase de Choix du couple Solution/Prestataire
La sélection d’une solution vous engage pour toute la durée de vie de votre ERP. La définition d'une méthode d'évaluation et de sélection de la solution et du prestataire influence grandement le résultat. En effet, deux grandes méthodes se proposent en général à l'entreprise :
1- Faire une sélection sur la base de la réputation et les références du couple prestataire / solution logicielle.
Dans ce cas précis, il est judicieux d'impliquer le prestataire le plus tôt possible, lui fournir le résultat du travail de la deuxième phase et lui laisser l'initiative de proposer le détail de la solution.
Quand peut-on retenir cette méthode ?
Si vous jugez que vous avez des méthodes de travail largement répondu dans votre secteur d'activité et que votre secteur n'est pas un secteur de niche ou même si vous possédez des spécificités, mais que vous les jugez légère.
Si votre secteur d'activité est trop spécifique et que vous faites appel à un couple prestataire/outil spécialisé dans votre secteur avec des références similaires solides.
Comment profiter des avantages de cette méthode en réduisant l’impact de ses points négatifs?
Dans ce scénario, l'offre technique du prestataire est l'unique référence lors de l'exécution du projet, alors exigez des offres détaillées, les étudier en profondeur, demander l'ensemble des explications nécessaires par écrit, exiger d'expliciter les zones d'ombre et de formaliser les attentes transmises par le client dans l'offre du prestataire.
Si le projet de mise en place nécessite plus de 20% d'effort de prestations sous forme de développement, cherchez l'origine et éliminez-la. L'origine peut être que le produit est trop éloigné du métier de l'entreprise ou bien que les exigences exprimées par l'entreprise ne sont pas réaliste.
Dans ce cas, étudiez soigneusement les besoins qui ont générés du développement spécifique et ne gardez que le strict minimum. Si après ce travail, la charge du développement spécifique reste importante, essayez avec un autre couple solution/prestataire.
Appliquez cette méthode avec au moins deux couples prestataire/solution en parallèle.
2- Une sélection sur la base d'un cahier des charges.
Cette méthode repose sur une expression formelle des besoins de l'entreprise et c'est aux couples prestataires/outil de s'adapter aux exigences.
Quand utiliser cette méthode ?
Si L'entreprise possède des procédures spécifiques développées au fil des années de pratique et qui peuvent difficilement être changé ou nécessitent un effort important de gestion de changement.
L'entreprise ne peut pas se permettre une relation en gré à gré avec des fournisseurs.
Comment profiter des avantages de cette méthode en réduisant l'impact de ses points négatifs ?
L'entreprise devra exprimer les besoins en utilisant au maximum une terminologie généraliste. L'utilisation d'une terminologie propre à l'entreprise peut générer des sur estimations de la part du prestataire. Il est impératif de préciser le poids de chaque fonctionnalité demandée : vitale, importante, bonne à avoir, optionnelle.
Souvenez-vous, chaque fois que votre cahier des charges est trop spécifique, les offres seront plus rares, donc plus onéreuses. Chaque fois que le cahier des charges est trop vague, les offres seront ou bien sûr-estimée en incluant des réserves d'incertitude, soit sous-estimée en incluant des montions d'exclusion du périmètre flou.
> Cette étape se conclut par la signature d’un contrat avec votre intégrateur
La phase du Déploiement
En général, la mise en place de la solution logicielle ne consiste pas uniquement à l'installer et dérouler les formations. Un ensemble d'activités de préparation, de personnalisation, de formation et d'assistance sont nécessaires pour arriver au résultat souhaité.
L’enchaînement des activités dépend fortement du niveau de personnalisation et de la méthodologie proposée par le prestataire et retenue dans le contrat.
1. Préparation et analyse
La majorité absolue des méthodologies recommandent de commencer le projet par un atelier de lancement de deux à quatre heures. Son objectif est de présenter les deux équipes du projet, les rôles et responsabilités de chaque partie et la méthode de travail et le planning.
Les premières tâches et les pré-requis de démarrage doivent être présentées dans le détail et planifier dès a présent. Dans certain cas, la phase préparation inclues les mises à jour de l'infrastructure informatique de l'entreprise : le réseau, les serveurs pour héberger les données de votre ERP, des PDA, lecteur code barre...Etc.
Habituellement, la première tâche opérationnelle d'un projet ERP doit être, la formation de l'équipe des utilisateurs clés sur la version standard du produit. Cette formation peut être combinée avec un relevé des besoins de personnalisation et l'identification ou validation des écarts entre les pratiques de l'entreprise et le fonctionnement standard de l'outil.
Ce travail d'identification des écarts, peut-être dérouler sous forme d'ateliers séparés dans le cas ou le projet inclut une phase d'analyse. Un document des besoins de personnalisation doit être établi par le fournisseur et validé par le client avant tout entame des travaux de personnalisations effectives. Ce document sera dorénavant la référence lors de la validation des personnalisations par le client. L'approche choisie peut inclure plus de document pour une meilleure maîtrise documentaire, mais cela dépend fortement de la taille du projet.
Un Document des besoins fonctionnels, Document des besoins techniques, une analyse fit/gap...etc. ne sont nécessaires que si le projet est planifié sur plus de 6/8 mois de la validation.
2. Personnalisation
La majorité absolue des tâches de cette phase sont réalisées par le prestataire. Cette phase doit être sanctionnée par une présentation par le prestataire et une validation par le client des personnalisations.
Si la taille du projet le permet, un cahier des recettes peut être développé et validé par les deux parties. Il doit inclure le mode opératoire de test avec les conditions et les jeux de test prévus.
Dans ce cas les tests sont déroulés par les utilisateurs avancés formés dans la phase de préparation.
En son absence, le document des besoins de personnalisation en plus de la documentation standard du produit seront la référence unique pour la validation du système personnalisé par le client.
Pour les petits projets, spécialement ceux qui impliquent très peu de personnalisations, la validation du système peut être combiné avec la formation finale des utilisateurs avancés.
3. Déploiement
Les activités de déploiement finale du système inclus, en plus de l'installation de la version personnalisée, toutes les activités nécessaires aux passages à l'exploitation réelle du système.
Quelque exemple d'activités sont :
l'importation des données de référence
l'importation des soldes et inventaires d'ouvertures
la formation des utilisateurs finaux
4. Mise en exploitation (GoLive)
Le lancement effective de l'exploitation, doit forcement être fait sous assistance du prestataire et avec une mobilisation des utilisateurs clés pour assister les utilisateurs finaux pour une prise en main fluide.
L'équipe ERP, utilisateurs clés, devra centraliser les feedbacks des utilisateurs afin de régler d'éventuelles erreurs ou apporter des ajustements de dernières minutes.
> Félicitations, votre ERP est à disposition de vos utilisateurs
L'Exploitation
1. Formation des utilisateurs
La formation de vos utilisateurs est une étape essentielle pour que votre logiciel ERP soit bien intégré en interne et correctement utilisé. Une formation optimale garantit une utilisation au quotidien qui tire profit de toutes les potentialités de l'ERP. Si vous avez suivi nos recommandations, cette tâche sera assurée en permanence et en continu par vos utilisateurs clés.
2. Evolution et ajout de modules
Avec une durée moyenne de vie de 10 années, votre ERP va connaître des évolutions et des ajouts de fonctionnalités tout au long de son utilisation. Il sera aussi amené à intégrer de nouvelles technologies comme les outils collaboratifs, la mobilité etc.
3. Mise à jour de l'ERP
De nouvelles versions de votre ERP et des mises à jour correctives et évolutives vous seront proposées régulièrement par votre éditeur et/ou intégrateur. Ces mises à jour vous permettent de conserver un système performant et d'accéder à de nouvelles fonctionnalités.
Si vous avez suivi les recommandations, vous êtes en train d'exploiter une version très proches de la version standard. Les coûts de mise à jour sont dans ce cas de figure minimes. Si vous avez usé de développement spécifique, à chaque mise à jour, une analyse de l'impact et de faisabilité de la migration doit être réalisé à chaque fois.
le retour sur investissement
Les gains de productivité et l'accès à une information centralisée en temps réel (par exemple la visibilité des stocks) déclenchent une réactivité optimale des collaborateurs de la PME. D'après les experts du secteur, il faut réellement compter un an minimum avant d'avoir un réel estimatif du retour sur investissement.
